Starfskjaranefnd

Skýrsla starfskjaranefndar TM starfsárið 2018-2019

Nefndarmenn starfskjaranefndar

Í starfskjaranefnd eru Kristín Friðgeirsdóttir, sem er formaður nefndarinnar, Ragnheiður Elfa Þorsteinsdóttir og Atli Atlason sem tók sæti í nefndinni í september 2018. Skýrsla þessi nær yfir starfsár nefndarinnar frá mars 2018 til mars 2019.

Fjöldi funda og hlutverk

Starfskjaranefnd TM hélt þrjá fundi á starfsárinu. Fundargerðir starfskjaranefndar eru fylgiskjöl þessarar skýrslu.

Hlutverk starfskjaranefndar er að undirbúa ákvarðanir stjórnar TM um almenna starfskjarastefnu félagsins og um starfskjör forstjóra og stjórnarmanna, sbr. m.a. 79. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995.

Þá ber nefndinni að útbúa drög að starfskjarastefnu félagsins og hafa eftirlit og eftirfylgni með henni.

Nefndinni er jafnframt ætlað að fylgja eftir þróun kjara- og mannauðsmála hjá félaginu til langs tíma og tryggja að laun og önnur starfskjör séu í samræmi við lög, reglur og bestu framkvæmd hverju sinni. Þá skal nefndin meta áhættu sem starfskjaramál kunna að skapa fyrir félagið. Nánar er getið um hlutverk nefndarinnar í starfsreglum hennar.

Á hverju ári kallar nefndin eftir greiningum sem og niðurstöðum mælinga ásamt upplýsingum um starfshætti og ferla við ákvörðun og eftirfylgni starfkjarastefnu félagsins. Nefndin setti sér starfsáætlun í upphafi tímabilsins sem unnið var eftir.

Framkvæmd starfskjarastefnu - eftirlit og eftirfylgni

Til upprifjunar þá var starfskjarastefna TM endurskoðuð af starfskjaranefnd í febrúar 2018 með áherslu á ítarlegri upplýsingar um helstu þætti kaupaukakerfisins og kerfið gert að fylgiskjali starfskjarastefnunnar. Þessum breytingum var ætlað að stuðla að frekara gagnsæi og tryggja að samþykki hluthafafundar þurfi til að breyta kaupaukakerfinu.

Á fundi starfskjaranefndar með stjórnendum í nóvember 2018 var farið yfir hvaða aðferðum er beitt við framkvæmd starfskjarastefnunnar innan TM, m.a. verklag við launaákvarðanir og launagreiningar. Skoðuð var þróun launa hjá TM miðað við þróun launavísitölu og þróun launa á almennum vinnumarkaði.

Þá voru lagðar fram upplýsingar um kaupaukakerfi TM. Farið var yfir til hverra það nær ásamt virkni þess og farið yfir að það sé í samræmi við reglur Fjármálaeftirlitsins (FME). Fram kom að sex starfsmenn njóta breytilegra starfskjara sem fylgja kaupaukakerfi TM auk forstjóra. Kaupaukakerfið er tengt við fyrir fram ákveðna og mælanlega árangursmælikvarða sem eru ákveðnir í upphafi árs og sem endurspegla vöxt félagsins og fjárhagslegan ávinning til lengri tíma fyrir félagið og hluthafa þess. Árangursmælikvarðarnir eru bæði huglægir og hlutlægir og ráða hlutlægu þættirnir 80–100% en huglægu þættirnir ráða 0–20%. Enginn kaupauki er greiddur ef arðsemi eigin fjár er undir 15% en það er einn af lykilmælikvörðum félagsins. Aðrir mælikvarðar miðast við mismunandi áherslur á hverju sviði.

Regluvarsla og áhættustýring framkvæma úttekt á kaupaukakerfinu ár hvert.

Samkvæmt árangursmælikvörðum kemur ekki til greiðslu kaupauka hjá lykilstjórnendum félagsins vegna ársins 2018 þar sem arðsemi eigin fjár er undir viðmiðum.

Þróun kjara- og launamála

Innan TM eru unnar launagreiningar til að fylgjast með þróun launa hjá TM í samanburði við launavísitölu, launaþróun á almennum vinnumarkaði og hjá samkeppnisaðilum. Þannig er unnið markvisst að því að uppfylla helsta markmið starfskjarastefnunnar sem er að TM sé samkeppnishæft og geti haldið í og laðað til sín framúrskarandi starfsfólk í þeim tilgangi að tryggja áframhaldandi vöxt og velgengni félagsins.

Á neðangreindri mynd má sjá að laun innan TM hafa hækkað um 3,7% að meðaltali á árinu. Samkvæmt því er þróun launa hjá TM aðeins undir launavísitölu sem hefur hækkað um 5,9% á sama tíma en aðeins yfir kjarasamningsbundnum hækkunum hjá VR og SA. Launaþróun er tekin út miðað við laun í september ár hvert.

 

 

* Laun í september, laun forstjóra og framkvæmdastjóra undanskilin
** Lágmarkshækkun skv. samningi
*** Frá og með 3. ársfj. fyrra árs til og með 2. ársfj.
**** Launaþróun milli 2017 og 2018 ekki fyrirliggjandi

Niðurstaða jafnlaunagreiningar sem framkvæmd er af BSI (British Standards Institution) sýnir að óútskýrður munur á launum karla og kvenna er 3,3% körlum í hag á árinu 2018. Þetta er óhagstæð þróun frá fyrra ári þar sem launamunur mældist 1,4% körlum í hag en hafa ber í huga að litlar breytingar geta haft mikil áhrif þar sem samanburðarhópar geta verið fámennir. Frá því að TM fékk jafnlaunavottun árið 2014 hefur launamunurinn sveiflast frá 1,4–4,1% en til að standast jafnlaunavottun hjá BSI þarf munurinn að vera undir 5%.

Launakjör forstjóra

Samkvæmt starfskjarastefnu TM skulu starfskjör forstjóra hvað varðar grunnlaun vera samkeppnishæf miðað við forstjóra sambærilegra félaga á íslenskum markaði og taka mið af starfskjörum annarra starfsmanna félagsins til að tryggja samræmi og sanngjarna starfskjarastefnu innan þess. Þá skulu starfskjör forstjóra vera breytileg að hluta til og taka mið af árangri við rekstur félagsins og stöðu þess hverju sinni.

Eins og fram kemur hér að ofan þá fylgja breytileg starfskjör forstjóra kaupaukakerfi TM sem er tengt við fyrir fram ákveðna og mælanlega árangursmælikvarða sem eru endurskoðaðir af starfskjaranefnd og stjórn ár hvert.

Árangursmælikvarðarnir eru bæði huglægir og hlutlægir og ráða hlutlægu þættirnir 80–100% en huglægu þættirnir ráða 0–20%. Enginn kaupauki er greiddur ef arðsemi eigin fjár er undir 15% en það er einn af lykilmælikvörðum félagsins.

Samkvæmt árangursmælikvörðum kemur ekki til greiðslu kaupauka til forstjóra vegna ársins 2018 þar sem arðsemi eigin fjár er undir viðmiðum.

Starfskjaranefnd fór yfir árangursmælikvarða forstjóra og gerir tillögu til stjórnar um nokkrar áherslubreytingar á milli ára.

Stjórnar- og nefndarlaun

Samkvæmt starfskjarastefnu TM skal þóknun til stjórnarmanna og starfa í undirnefndum taka mið af þeim tíma sem stjórnarmenn verja til starfans og þeirri ábyrgð sem á þeim hvílir. Við ákvörðun um stjórnarlaun skal einnig horft til þóknana til stjórnarmanna í sambærilegum félögum. Stjórnarmenn njóta ekki hlutabréfa, kaup- eða söluréttar, forkaupsréttar eða annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu.

Starfskjaranefnd endurmetur laun stjórnar á hverju ári og horfir m.a. til launaþróunar innan TM og þróunar á launavísitölu sem og árangurs félagsins. Tillögur starfskjaranefndar um laun stjórnar, nefndarlaun og breytingar á starfskjarastefnu eru lagðar fyrir stjórn félagsins sem leggur fram tillögu fyrir aðalfund.

Starfskjaranefnd leggur til að sú breyting verði gerð á starfskjarastefnu að sérstakur liður bætist við um starfskjör tilnefningarnefndar. Lagt er til að þóknun til nefndarmanna tilnefningarnefndar fyrir komandi starfsár verði ákveðin á aðalfundi ár hvert og taki mið af þeim tíma sem nefndarmenn verja til starfans, þeirri ábyrgð sem á þeim hvílir og þóknunum til nefndarmanna í sambærilegum félögum.

Starfskjaranefnd leggur til að stjórnarlaun og laun í undirnefndum taki hækkun sem nemur 3,5% en það er undir meðalhækkun launa hjá TM á árinu sem nam 3,7% og talsvert undir þróun launavísitölu sem var um 5,9% árinu 2018.

Starfskjaranefnd leggur til að laun til tilnefningarnefndar verði í formi tímakaups sem nemi 20.000 kr./klst.

Mannauðsmál, jafnréttismál og jafnlaunavottun

Mikilvægt er að hlúa vel að starfsfólki en ánægt starfsfólk er vísbending um að fyrirtækið sé góður og eftirsóknarverður vinnustaður auk þess sem margar rannsóknir sýna að ánægja starfsfólks sé forsenda þess að viðskiptavinir séu ánægðir.

Vinnustaðagreining var framkvæmd af Capacent í mars/apríl 2018 og var lögð sérstök áhersla á jafnréttismál og skilning starfsfólks á stefnu og framtíðarsýn TM. Góð þátttaka var í könnuninni og koma niðurstöðurnar afar vel út fyrir TM. Helstu lykilmælikvarðar sýna áframhaldandi góða stöðu TM í samanburði við gagnabanka Capacent og t.d. sýna þættir eins og Helgun og Hollusta betri niðurstöðu en í fyrri könnunum. Ekkert atriði er á aðgerðabili en starfskjaranefnd leggur áherslu á að unnið sé í þeim þáttum sem stjórnendur vilja bæta en ekki síður skoðað hvernig halda má í þennan góða árangur.

Viðhorf starfsmanna til mælikvarða á sviði jafnréttismála þróast marktækt upp á við á árinu 2018 og almennt virðist starfsfólk telja að framtíðarsýn TM sé skýr. Þá mælist þekking starfsmanna á markmiðum TM hærri en í fyrri könnunum.

Innan greiningarinnar er stjórnendamat og koma niðurstöður þess mjög vel út. Hver og einn stjórnandi fór í framhaldinu yfir sínar niðurstöður með ráðgjafa frá Capacent í endurgjafarsamtali þar sem niðurstöður voru ræddar og áherslur lagðar fyrir framhaldið.

Innan TM er mikill metnaður fyrir því að tryggja jöfn tækifæri og jöfn kjör starfsfólks og hefur starfskjaranefnd lagt áherslu á að fylgjast með þróun þeirra mála innan félagsins. Unnið hefur verið markvisst að því að útrýma óútskýrðum kynbundnum launamun m.a. með fjölbreyttum launagreiningum, þátttöku í jafnréttisvísi Capacent og úttekt óháðs aðila á jafnlaunakerfi TM til jafnlaunavottunar. Eins og fram kemur hér að ofan þá sýnir niðurstaða jafnlaunagreiningar sem framkvæmd er af BSI að óútskýrður munur á launum karla og kvenna er 3,3% körlum í hag.

Á árinu var áfram unnið með Capacent að verkefni við innleiðingu jafnréttis undir nafninu Jafnréttisvísir en TM var fyrsta fyrirtækið sem fer í gegnum verkefnið. Þrír þættir eru lagðir til grundvallar í verkefninu og eru þeir eftirtaldir:

• Fjölbreytni í menningu og umhverfi
• Skýr markmið og ábyrgð jafnréttismála
• Gagnsæið ráðninga- og framgangsferli

Verkefnið felst í því að farið er ofan í menningu fyrirtækisins og setti TM sér markmið í mismunandi málaflokkum sem eru eftirtaldir:

• Staða kynja í mismunandi stjórnunarlögum
• Framgangs- og mentorkerfi fyrir konur
• Ráðningaferli
• Menning og umhverfi
• Fyrirmyndir
• Fræðsla og viðburðir

Tekin eru viðtöl árlega til að kanna stöðuna og hvernig unnið er að markmiðunum innan fyrirtækisins. Verkefnið er byrjun á vegferð og er viðvarandi verkefni sem er ætlað að tryggja jafnrétti á vinnustaðnum í víðum skilningi. Fimm af ofangreindum sex markmiðum eru mælanleg og hefur TM nú þegar náð fimm af markmiðunum.

Við skoðun á niðurstöðum á viðhorfi starfsmanna til jafnréttismála og tölfræði tengda kynjum innan TM hafa allir mælikvarðar þróast marktækt upp á við á árinu 2018.

Stöðugildum hjá TM hefur fjölgað um rúmlega fjögur stöðugildi á milli ára og meðalstarfsaldur innan TM er 11 ár en meðallífaldur starfsmanna er 46 ár. Starfsmannavelta er ekki nema um 2% á árinu 2018 og telst það vera óvenju lágt hlutfall. Veikindafjarvistir eru um 2,7% sem er afar góð niðurstaða í samanburði við önnur fyrirtæki á íslenskum vinnumarkaði.

 

Starfskjaranefnd leggur áherslu á að TM hugi að því að útbúa viðbragðsáætlun um hvernig eigi að bregðast við ef upp koma mál innan fyrirtækisins sem tengjast óeðlilegum og/eða slæmum samskiptum kynjanna. Jafnframt leggur starfskjaranefnd til að TM hugi að því að innleiða samskiptasáttmála með þátttöku starfsmanna þar sem áhersla er lögð á góð samskipti og skýrar leiðir til að bregðast við slæmum samskiptum og koma málum sem upp kunna að koma í farveg innan fyrirtækisins.

Ný frammistöðusamtöl hafa verið innleidd hjá TM og fara þau fram ársfjórðungslega. Lögð er áhersla á ákveðið þema á hverjum ársfjórðungi og til að mynda var áherslan á fræðsluþarfir á þriðja ársfjórðungi og á fjórða ársfjórðungi var áherslan á starfsánægju og líðan.

Starfskjaranefnd leggur áherslu á að hlúð sé að verkefnum sem snúa að fræðslu, upplýsingamiðlun og stuðningi við starfsmenn og stjórnendur. Í fræðslumálum hefur áhersla verið lögð á eftirfarandi þætti:

• Breytingar og seigla – námskeið í kjölfar kynningar nýrrar stefnu
• Jafnréttismál
• Öryggisvitund
• Persónuvernd
• Erindi um jákvæð samskipti, streitu o.fl.
• Örnámskeið um skipulag og 5S
• Mentorkerfi kynnt
• Samningur við NTV til reynslu um ýmiss konar netkennslu
• Fyrirhugað er að skoða fleiri leiðir í fræðslumálum, s.s. stafræna fræðslu

Fjölbreytt fræðsla er í boði fyrir stjórnendur hjá TM en áherslan hefur verið á eftirtalda þætti:

• Nota aðferðir markþjálfunar í stjórnun
• Námskeið í boði fyrir áhugasama mentora
  • Á reglulegum stjórnendafundum
  • Á opnum fundum fyrir áhugasama
• Hvatning til meira samtals á milli stjórnenda
• Verið er að skoða að hafa námskeið um erfið starfsmannamál og leiðréttandi samtöl fljótlega

Þá hefur verið lögð áhersla á að stjórnendur hittist reglulega á opnum fundum til að ræða það sem hæst ber hverju sinni, bestu framkvæmd eða ákveðið þema sem er lagt upp með.

Starfskjarastefna

Eins og fram kemur hér að framan var starfskjarastefna TM endurskoðuð af starfskjaranefnd í febrúar 2018 með áherslu á ítarlegri upplýsingar um helstu þætti kaupaukakerfisins og kerfið gert að fylgiskjali starfskjarastefnunnar. Þessum breytingum var ætlað að stuðla að frekara gagnsæi og tryggja að samþykki hluthafafundar þurfi til að breyta kaupaukakerfinu.

Farið var yfir starfskjarastefnu og leggur starfskjaranefnd til að inn í hana verði tekin ákvæði um hvernig starfskjör tilnefningarnefndar verði ákvörðuð. Lagt er til að þóknun til nefndarmanna verði ákveðin á aðalfundi ár hvert og taki mið af þeim tíma sem nefndarmenn verja til starfans, þeirri ábyrgð sem á þeim hvílir og þóknunum til nefndarmanna í sambærilegum félögum.

Mat á áhættu vegna starfskjaramála

Starfskjaranefnd metur það svo að tillögur nefndarinnar til stjórnar vegna starfsársins 2019–2020 skapi ekki áhættu fyrir félagið en vekur athygli á að órói á vinnumarkaði valdi óvissu og geti leitt til óhóflegra launahækkana með tilheyrandi áhrifum á rekstur og starfsumhverfi félagsins.

Mat á eigin störfum

Nefndin fór yfir þau viðmið og reglur sem starfskjaranefnd starfar eftir, þ.e. lög og reglur, m.a. um hlutafélög nr. 2/1995, leiðbeiningar um góða stjórnarhætti, starfsreglur starfskjaranefndar, starfskjarastefnuna sem og starfsáætlun. Þá hefur nefndin fengið staðfestingu á því að laun og önnur starfskjör félagsins séu í samræmi við stefnu þess og reglur FME.

Nefndin telur að hún hafi sinnt þeim verkefnum sem ætlast er til af nefndinni. Þá hafa nefndarmenn tekið þátt í árangursmati starfskjaranefndar sem unnið var af utanaðkomandi aðila og er liður í árangursmati stjórnar.

Tillögur starfskjaranefndar til stjórnar

Eftirfarandi eru tillögur starfskjaranefndar til stjórnar TM:

• Starfskjaranefndleggur til að stjórnarlaun og laun í undirnefndum taki hækkun sem nemur 3,5% vegna starfsársins 2019–2020
• Starfskjaranefnd leggur til að inn í starfskjarastefnu verði tekin ákvæði um hvernig starfskjör tilnefningarnefndar skuli ákvörðuð
• Starfskjaranefnd leggur til að þóknun til nefndarmanna í tilnefningarnefnd verði ákveðin á aðalfundi ár hvert og taki mið af þeim tíma sem nefndarmenn verja til starfans, þeirri ábyrgð sem á þeim hvílir og þóknunum til nefndarmanna í sambærilegum félögum
• Starfskjaranefnd leggur til að laun til tilnefningarnefndar verði í formi tímakaups sem nemi 20.000 kr./klst.
• Starfskjaranefnd gerir tillögu um nokkrar áherslubreytingar á árangursmælikvörðum forstjóra

Eftirfarandi eru tillögur starfskjaranefndar að áhersluatriðum næsta árs:

• Áframhaldandi áhersla á jafnréttis- og jafnlaunamál
• Áframhaldandi stuðningur við endurmenntun starfsmanna og stjórnenda
• Útbúa viðbragðsáætlun vegna mála sem tengjast óeðlilegum og/eða slæmum samskiptum kynjanna
• Innleiða samskiptasáttmála TM

Samantekt

Út frá niðurstöðum vinnustaðagreiningar, mælikvörðum og samræðum við forstjóra og forstöðumann mannauðsmála metur starfskjaranefnd að TM sé framúrskarandi vinnustaður þar sem mikil áhersla er lögð á jöfn tækifæri og jöfn kjör. Að mati starfskjaranefndar vinna stjórnendur TM af heilindum að verkefnum á sviði jafnréttismála og allir mælikvarðar í þeim efnum sýna árangur af markvissri stefnu TM í jafnréttismálum. Þátttaka TM í Jafnréttisvísi Capacent er mikilvægt skref í því að tryggja jafnrétti á vinnustaðnum í víðum skilningi og tryggja heilbrigða fyrirtækjamenningu. Mikilvægt er að halda áfram á þeirri braut.

Niðurstöður árlegrar vinnustaðagreiningar sýna áframhaldandi góða stöðu TM í samanburði við önnur fyrirtæki á íslenskum vinnumarkaði og felst helsta áskorunin í því að viðhalda þeirri stöðu. Markvisst er fylgst með launaþróun innan TM m.a. með innri og ytri launagreiningum sem byggja á samanburði við launavísitölu, launaþróun á almennum vinnumarkaði og hjá samkeppnisaðilum. Þannig er unnið markvisst að því að uppfylla helsta markmið starfskjarastefnunnar sem er að TM sé samkeppnishæft og geti haldið í og laðað til sín framúrskarandi starfsfólk í þeim tilgangi að tryggja áframhaldandi vöxt og velgengni félagsins.

Launaþróun innan TM virðist vera í takt við launaþróun á íslenskum vinnumarkaði og það er mat starfskjaranefndar að launaþróun innan félagsins sé í eðlilegum takti.

TM hlaut jafnlaunavottun árið 2014 og hefur frá þeim tíma staðist jafnlaunaúttektir og þannig viðhaldið vottuninni. Niðurstaða jafnlaunagreiningar sem framkvæmd er af BSI sýnir að óútskýrður munur á launum karla og kvenna er 3,3% körlum í hag en til að standast jafnlaunavottun hjá BSI þarf munurinn að vera undir 5%. Starfskjaranefnd leggur mikla áherslu á að stjórnendur fylgist vel með þróun kynbundins launamunar og tryggi að félagið standist áfram úttekt og viðhaldi vottuninni.

Stjórnendum og starfsfólki stendur til boða tækifæri á hverju ári til endurmenntunar sem starfskjaranefnd metur mikilvægt enda þróast vinnumarkaðurinn hratt og tryggingastarfsemi er í hraðri þróun sérstaklega hvað varðar stafræn mál. Mikilvægt er fyrir stjórnendur og starfsmenn að fylgjast vel með þeirri þróun og því sem er að gerast í þeim málum á hverjum tíma.

Það að starfsmannavelta TM mælist ekki nema 2% er vísbending um mikinn stöðugleika og styður við þá skoðun starfskjaranefndar að vel sé hlúð að starfsfólki og að starfsumhverfi félagsins sé með því besta sem gerist á íslenskum vinnumarkaði.

Það er mat starfskjaranefndar að starfskjarastefna félagsins sé í takt við stefnu félagsins, lög og reglur og standist þau viðmið sem gerð eru til starfskjarastefnu félaga á markaði. Laun og önnur starfskjör TM eru að mati starfskjaranefndar í samræmi við stefnu félagsins og reglur FME.

Starfskjaranefnd metur það svo að tillögur nefndarinnar til stjórnar vegna starfsársins 2019–2020 skapi ekki áhættu fyrir félagið en vekur athygli á að órói á vinnumarkaði valdi óvissu og geti leitt til óhóflegra launahækkana með tilheyrandi áhrifum á rekstur og starfsumhverfi félagsins.

Reykjavík 28. febrúar 2019.